LES CONSEILS DE BISON FUTÉ POUR GÉRER LE TRAFFIC DE VOS COLLABAORATEURS PENDANT LES VACANCES D’ÉTÉ
OU Comment partir l’esprit tranquille en vacances ?
En quelques mots : Anticiper, préparer, communiquer
Pour tous ceux pour qui partir en vacances mêlent joie et inquiétude voire angoisse, voici quelques points essentiels pour éviter une montée d’anxiété à l’idée de laisser son équipe seule et réduite pendant son absence.
Pour commencer, prendre le temps de préparer son départ. Pensez à prévenir vos collaborateurs, vos clients, partenaires au moins 15 jours avant votre départ. Faites-vous une liste pour n’oublier personne ! Nous sommes tous « charrette » avant de partir en congé… Ne tombez pas dans le piège en rognant sur le temps de préparation de votre remplacement. Forcez-vous à le prendre, il y va du bien-être et de la performance de votre équipe pendant votre absence.
En effet, l’anticipation et le temps de préparation sont clés pour assurer une relève efficace et non stressante pour votre équipe mais aussi pour vous permettre de passer de bonnes vacances et d’être le plus serein possible à votre retour.
Point n°1 : Créer le planning des congés de votre équipe
Organisez clairement et bien à l’avance les départs en vacances de vos collaborateurs et les vôtre. Cela vous permettra d’obtenir une vision claire et cohérente sur la planification des tâches à accomplir et d’y affecter les personnes compétentes.
Point n°2 : Qui fait quoi ?
- Soignez vos délégations, soyez très clair dans la répartition des rôles et responsabilités et communiquez abondamment. Affecter les bonnes tâches aux bonnes personnes. Et n’oubliez pas qu’en délégant efficacement vous valorisez vos collaborateurs.
- Gérer vos priorités ; certains dossiers peuvent certainement attendre votre retour. Il est donc conseillé de dresser une liste de vos projets en cours ; cela vous permettra de les qualifier : les dossiers importants et urgents, ceux qui sont importants, ceux qui peuvent attendre votre retour. Vous pourrez aussi écarter tout ce qui n’est ni urgent ni important. Ce récapitulatif des affaires en cours permet d’estimer le degré d’urgence et de vous épargner une pression trop importante pendant votre absence. Notez d’ailleurs que cet exercice vous servira à votre retour.
- Puis, croisez votre liste de collaborateurs ou de pairs avec votre liste de projets et préparez un brief d’équipe. Et si vous avez pris le temps nécessaire pour préparer votre départ, alors vous pourrez accompagner vos collaborateurs dans leurs premières actions en votre nom.
Point n°3 : Optimisez votre communication
- Pendant votre préparation, communiquez sans limite et le plus tôt possible.
- Avant de partir, confier la barre à votre/vos remplaçant(s) délégué(s). N’oubliez pas de lui/leur confier vos mots de passe par exemple, ou les clés des armoires, dossiers en cours, process de gestion…
- Faites le tour de votre équipe pour saluer tous vos collaborateurs. Cette dernière étape vous permettra de vous assurer que tout le monde a ce qu’il lui faut pour avancer dans sa mission. L’objectif : les rassurer et les motiver.
- Prenez déjà rendez-vous pour faire des points individuels et collectifs à votre retour. Ce sera pour vous l’opportunité de valoriser les efforts accomplis, les réussites et de prendre connaissance des difficultés rencontrées. Vous pourrez ainsi déterminer les nouvelles actions à mener. Ce sera le moment de remobiliser vos équipes autour de nouveaux objectifs pour cette nouvelle année qui commence.
- Optimisez l’utilisation des outils à disposition : Nous utilisons tous des messageries électroniques pour communiquer. La veille de votre départ en vacances, n’oubliez pas de mettre à jour vos messages d’absence : là encore soyez clair et précis dans votre message en indiquant les dates de votre indisponibilité et les personnes à contacter en votre absence ; ainsi vos interlocuteurs sauront exactement vers qui se tourner pour faire avancer leurs projets.
Point n°4 : La déconnexion
Est-il possible pour tous de couper totalement les ponts avec le travail pendant sa période de congés ?
Si les vacances existent, c’est justement pour déconnecter de sa vie professionnelle, de laisser le temps à son cerveau de souffler, de recharger ses batteries pour profiter du moment présent et de ceux qui vous entourent, mais aussi pour revenir en forme et performant. Certains d’entre nous sont anxieux à l’idée de cette coupure.
Alors, c’est peut-être le moment de se poser quelques questions :
Avons-nous vraiment confiance en nos collaborateurs ?
Avons-nous nous le sentiment de toujours “mieux faire” ?
Avons-nous le sentiment d’être “irremplaçable” ?
Sommes-nous vraiment capables de déléguer efficacement ? …..