RÉUNIONNITE AIGÜE ?
7 conseils pour combattre ce fléau !
On parle beaucoup d’intelligence collective, de collaboration, de l’importance de la cohésion au sein d’une équipe ou d’une organisation. En entreprise, les sessions collectives prennent le plus souvent la forme de réunions. Ces réunions sont un des outils clefs pour communiquer et faire avancer les projets : entre pairs, avec sa hiérarchie, avec ses collaborateurs, avec ses partenaires internes et externes…
Pourtant, aujourd’hui on ne voit pas toujours une réunion d’un très bon œil. Certains vont même jusqu’à ne plus en organiser.
« On perd son temps, aucune décision n’est prise, ce sont toujours les mêmes qui parlent, j’ai mis 10 minutes à me connecter et en plus la connexion était mauvaise, les ¾ des participants étaient dans une salle, et moi, en visio j’avais vraiment de mal à suivre, c’était mal organisé… »
Quelques faits et observations
- D’après une étude menée par l’IFOP, les cadres français passent en moyenne 27 jours par an en réunion ; 49% d’entre eux ont des difficultés à s’exprimer en réunion ; 23% se plaignent de monopolisation de la parole, 13% se sentent illégitimes, 11% ont le sentiment de ne pas être écoutés ; 10% ont peur du jugement ; beaucoup ne maîtrisent pas les nouveaux outils de communication ; Globalement, 88% des interrogés ont déclaré avoir l’impression que leur présence ne sert en rien la réunion, qu’ils perdent leur temps et que leur productivité s’en ressent.
- Une autre étude réalisée par Barco, s’appuyant sur le témoignage de 2500 cadres à travers le monde (France, USA, Emirats Arabes Unis, UK…) révèle que les réunions suscitent aujourd’hui un faible taux d’engagement. Elles provoquent une aversion collective, près d’un quart des personnes interrogées préférerait se trouver ailleurs plutôt que dans une réunion lorsque celle-ci a lieu. 39,4% ont également reconnu avoir même tendance à somnoler lors des réunions.
- L’étude menée par Barco nous apprend également que 43% des interrogés consultent régulièrement leurs emails en réunion, alors que 80% des participants français reconnaissent que c’est une pratique impolie.
- 69% des cadres interrogés sont irrités lorsqu’une technologie fonctionne mal en réunion. Un tiers pensent même que leur implication en est affectée. Or, pour 48% des répondants français, des problèmes techniques surviennent régulièrement lors des réunions.
Alors comment réussir une réunion, créer une dynamique collective, susciter l’engagement des participants et aboutir à des prises de décisions ?
1-Préparer ses réunions, même les plus simples
- Partager l’agenda partagé avec les participants en amont de la réunion.
- S’assurer que le format de la réunion est connu de tous les participants et que les outils utilisés sont en place
- Vérifier la disponibilité de la salle…
- Informer sur la technologie utilisée : Une réunion en ligne, ça se prépare en amont ; Finies les réunions bancales préparées au dernier moment qui laissent dubitatifs vos collaborateurs quant à leur réelle utilité !
- Optimiser la qualité et le nombre de participants
- S’assurer que chaque participant se sentira engagé dans la discussion et y apportera sa valeur ajoutée.
- Le nombre de participants est aussi un facteur influant sur la productivité des réunions ; plus il y en a plus elles sont improductives.
2 -Distribuer cinq rôles clés aux participants
C’est une méthode d’animation de réunion qui a fait ses preuves. Un peu contraignante au début, il suffit de faire de ce nouveau process une habitude et on en oublie ses contraintes ; Et surtout, les réunions gagnent en efficacité
Pour optimiser et faire aboutir vos réunions, assignez un rôle à 5 des participants. La distribution de ces rôles va permettre un débat structuré, efficace, respectable et ouvert. Si la réunion compte moins de 5 personnes, un participant peut porter 2 casquettes.
- Le leader : son rôle est de donner le contexte, l’intention, le sens de l’action, la vision et l’objectif. Cette personne n’est pas forcément le hiérarchique.
- Le facilitateur : c’est la personne qui va animer la session ; il structure les échanges, distribue les rôles aux participants. Vigilant à l’expression de chacun il s’assure du choix des indicateurs de succès de la réunion par le groupe et facilite l’atteinte de l’objectif.
- Le gardien du temps : son rôle est de s’assurer que le temps imparti à chaque sujet évoqué est respecté. Il rythme la réunion en alliance avec le facilitateur.
- Le « pousse décision » : c’est la personne qui va pousser à la conclusion points par points, provoque les prises de décision, prend des notes.
- Le meta-feedbacker : en lien avec le facilitateur, cette personne va signaler les anomalies observées lors de la réunion (une personne qui ne prend jamais la parole, une autre qui n’est pas écoutée.) En interrompant la réunion quand c’est nécessaire. Il propose des options pour corriger le tir.
3-Fixer des règles de fonctionnement au début des réunions
Bien entendu, ces règles peuvent varier selon la nature de la réunion ; mais ce n’est que si vous posez un cadre de fonctionnement que vous pourrez confronter un participant qui ne les respectent pas :
- Par exemple : pas d’ordinateur ouvert, les téléphones sous silencieux, voire rassemblés dans un panier au début de la réunion,
- Des temps de paroles pour tous les participants
- L’inclusion des tous aux réunions organisées en mode hybride. Les participants en salle peuvent avoir tendance à « oublier » ceux qui sont au téléphone ou en visio.
- Une participation active, même si on est au téléphone ou en visio
- Le respect de l’autre
- L’écoute et l’ouverture aux idées mêmes originales
- ….
4- Choisissez bien votre environnement pour des réunions en face à face.
L’environnement dans lequel a lieu la réunion est aussi un facteur capital pour susciter de l’engagement. La salle, la disposition des tables et des chaises…N’hésitez pas à mettre de la nourriture à disposition. Et pourquoi pas alterner les lieux de rencontre : Se retrouver chaque semaine au même endroit, avec les mêmes personnes, à la même heure peut s’avérer peu engageant, routinier, voire ennuyeux. Variez les lieux dans lesquels vous vous retrouvez, en changeant régulièrement d’environnement et vous boosterez la participation à vos réunions.
Pour des réunions qui pourraient s’avérer longues et peu engageantes, vous pourriez les organiser dans des créativ’ labs, un concept développé par Alcatel et qui se démocratise au sein des grandes entreprises. Ce sont des salles permettant de sortir de son cadre de travail habituel, entièrement modulables et propices aux échanges et à la création.
5-Optimiser Le timing et la durée de vos réunions
- Le timing des réunions : De nombreuses entreprises ont établi des règles afin de fixer une limite entre la vie professionnelle et la vie privée. Pas de réunions avant 9h30 ni après 17h30. Pas de réunions le vendredi après-midi, ni le lundi matin…
- La durée des réunions : comme nous l’avions évoqué précédemment, un cadre passe environ un mois en réunion chaque année, mais la plupart d’entre eux trouve la majorité des réunions inutiles. Pour rendre ces réunions moins pénibles, réduire leur durée pourrait être judicieux. De plus, en réduisant le temps de réunion, les participants auront tendance à aller droit au but, plutôt que de se perdre en digressions.
6-Utilisez des outils technologiques de qualité ET assurez-vous que tous maîtrisent leur utilisation
En effet, ces outils et leur maîtrise sont des facteurs clés qui conditionnent la bonne tenue ou non d’une réunion ainsi la variété des informations inchangées.
L’utilisation d’outils technologiques peut ainsi optimiser l’engagement suscité lors de vos réunions.
Encore faut-il savoir s’en servir…
Avez-vous pensé à former rapidement vos collaborateurs pour qu’ils se sentent à l’aise avec ces outils. Il est vrai que la pandémie nous a tous jeté dans cet univers à distance sans prévenir. Pour autant, ne croyez pas que ces outils soient maîtrisés par tous. Certains d’entre nous trainent avec eux de mauvais souvenirs ou de mauvaises habitudes, ou même une aversion qui serait très facilement corrigée grâce, par exemple, à une mini formation qui leur permettrait d’utiliser ces outils sereinement et donc efficacement.
Zoom,Teams, Klaxoon sont des outils qui aujourd’hui sont très utilisés en entreprise. Leurs fonctionnalités évoluent très vite. Restez à la page et partagez vos découvertes avec vos pairs et collaborateurs.
Grâce à ces outils, il est possible d’adapter le format de vos réunions à vos objectifs : vous pouvez travailler en grands groupes, créer des ateliers en sous-groupes, insérer des animations Klaxoon (très prisées aussi en présentiel). C’est aussi le moyen de prévenir de la « réunionnite aiguë », apporter un peu de fun à une réunion et réveiller les esprits. Ces outils permettent aussi d’assurer une continuité entre 2 réunions, de partager de l’information et d’échanger sur les projets en cours. Ces plateformes collaboratives contribuent in fine à animer un réseau social interne et à gérer le cycle de vie des réunions, y compris l’orchestration ensuite des décisions prises.
7-Soyez créatifs et innovez !
Comme nous l’avons vu précédemment, il n’appartient qu’à vous de rendre vos réunions plus attractives et vivantes. Ouvrez votre esprit et adoptez des stratégies innovantes, c’est le meilleur moyen d’engager vos collaborateurs. Il existe une multitude de techniques/méthodes plus ou moins récentes qui visent à améliorer les performances de vos réunions.
- Le « co-walking » est une approche différente des réunions. Cette approche, démocratisée par Steve Jobs, s’inspire de Freud ou Aristote qui vantaient l’impact positif de la marche sur la pensée. Se réunir en marchant est une alternative aux réunions qui favorise le bien-être et la communication.
- Un autre type de réunion, beaucoup plus connue, est la technique du « scrum » ou bien « Standup meetings ». Ces réunions s’organisent debout et ne durent pas plus de 10 minutes. Elles se tiennent tous les jours à la même heure et permettent à l’équipe de partager leurs informations et problèmes rencontrés, afin d’évaluer la bonne avancée du projet.
Ainsi vous serez en mesure d’insuffler une bonne dynamique collective et rendrez vos interventions plus interactives et enrichies en contenu.