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Réunions: quels remèdes contre la réunionite aiguë?

Réunionite aiguë : quels en sont les remèdes ?

 

Les réunions sont aujourd’hui, en entreprise, un des outils clés de la stratégie managériale et de la communication interne. Celles-ci permettent de créer une dynamique collective et de susciter les coopérations dans une équipe. Ces réunions peuvent avoir lieu avec différents objectifs et sous différentes formes…

Pourtant, aujourd’hui les managers ne voient plus les réunions du même œil. Certains vont même jusqu’à ne plus en organiser. Le problème, c’est que l’inclusion, la participation, l’appartenance, la cohésion et le travail d’équipe seraient compromis sans l’organisation de réunions.

 

Des réunions qui manquent d’efficacité :

 

Une étude menée par l’IFOP en 2018 a révélé que les cadres Français passaient en moyenne 27 jours par an en réunion durant cette année 2018.  Le nombre de réunions auxquelles ils assistent augmente mais leur durée, elle, diminue dans le but de les rendre plus efficaces. Malheureusement l’étude menée révèle aussi que 49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion. D’autres freins sont mis en évidence par l’étude, tels que :la monopolisation de la parole (23%), le sentiment d’illégitimité (13%), le sentiment de ne pas être écouté (11%) et la peur du jugement (10%). Dans la globalité, 88% des interrogés ont déclaré avoir l’impression que leur présence ne sert en rien la réunion.

Plus grave encore, 42% des interrogés ont l’impression que la réunion n’a pas été préparée correctement et 48% déclarent assister à des réunions qui ne sont pas suivies d’un compte rendu.

 

Des réunions qui suscitent peu d’engagement

 

Une autre étude réalisée par Barco, s’appuyant sur le témoignage de 2500 cadres à travers le monde (France, USA, Emirats Arabes Unis, UK…) révèle que les réunions suscitent aujourd’hui un faible taux d’engagement.  Elles provoquent une aversion collective, près d’un quart des personnes interrogées préférerait se trouver ailleurs plutôt que dans une réunion lorsque celle-ci a lieu. 39,4% ont également reconnu avoir même tendance à somnoler lors des réunions.

L’étude menée par Barco nous apprend également que 43% des interrogés consultent régulièrement leurs emails en réunion, alors que 80% des participants français reconnaissent que c’est une pratique impolie.

 

Technologie et Environnement, les facteurs clés :

 

On pense souvent que l’engagement suscité par une réunion dépend uniquement de la qualité de l’orateur; ou bien du sujet traité. En réalité une multitude de facteurs peuvent être évoqués ; tels que le recours à des outils technologiques de qualité, la disposition de la salle (voire la salle en elle-même) ou encore la présence de nourriture durant la réunion.

En effet, 67% des personnes interrogées par Barco déclarent être plus investies et donc plus engagées et productives lorsque des contenus multimédias sont utilisés. La bonne utilisation d’outils technologiques peut ainsi optimiser l’engagement suscité lors de vos réunions.

Mais la seule utilisation de supports technologique n’est pas suffisante. La bonne préparation en amont de vos réunions est essentielle. Finies les réunions bancales préparées au dernier moment qui laissent dubitatifs vos collaborateurs quant à leur réelle utilité !  Effectivement, 69% des cadres interrogés sont irrités lorsqu’une technologie fonctionne mal en réunion. Un tiers pensent même que leur implication en est affectée. Or, pour 48% des répondants français, des problèmes techniques surviennent régulièrement lors des réunions.

L’environnement dans lequel à lieu la réunion est aussi un facteur capital pour susciter de l’engagement. N’hésitez pas à mettre de la nourriture à disposition, ou encore à changer le lieu de vos réunions. Se retrouver chaque semaine au même endroit, avec les mêmes personnes, à la même heure peut s’avérer peu engageant, routinier, voire même ennuyant. Variez les lieux dans lesquels vous vous retrouvez, en changeant régulièrement d’environnement vous boosterez la créativité de chacun des participants.

Pour des réunions qui pourraient s’avérer longues et peu engageantes, vous pourriez les organiser dans des créativ’ labs, un concept développé par Alcatel et qui se démocratise au sein des grandes entreprises. Ce sont des salles permettant de sortir de son cadre de travail habituel, entièrement modulables et propices aux échanges et à la création.

 

Le temps et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée :

 

A Microsoft France par exemple, Yves Grandmontagne (DRH) a instauré une règle interdisant les réunions avant 9h30 et après 18h. De nombreuses entreprises ont établit de telles règles afin de se fixer une barrière entre la vie professionnelle et privée. Les réunions s’organisent alors plutôt entre midi et quatorze heures, à des heures qui n’empiètent pas trop sur le business.

Un axe d’amélioration dont beaucoup d’entreprises se préoccupent déjà est la contrainte de temps. Effectivement comme nous l’avions évoqué précédemment, un cadre passe environ un mois en réunion chaque année, mais la plupart d’entre eux trouve la majorité des réunions inutile. Pour rendre ces réunions moins pénibles, réduire leur durée pourrait être judicieux. De plus, en réduisant le temps de réunion, les participants auront tendance à aller droit au but, plutôt que de se perdre en digressions.

Le nombre de participants est aussi un facteur influant sur la productivité des réunions; plus il y en a plus elles sont improductives.  Jeff Bezos, le PDG d’Amazon, a donc instauré la « règle des deux pizzas ». Cette règle consiste à ne pas tenir de réunion où deux pizzas seraient insuffisantes pour nourrir le groupe. Elle a pour objectif de limiter le nombre de personnes réunies.

 

Klaxoon, l’outil qui réveille vos réunions :

 

Comme évoqué précédemment, nous vous recommandions d’avoir recours à des outils technologiques afin de dynamiser vos réunions et de susciter de l’engagement.

L’un des outils que nous trouvons parmi les plus intéressants pour combattre et prévenir de la « réunionite aigue » est une application développée par une startup Rennaise nommée Klaxoon. C’est un outil que nous utilisons, à 3R consultants, lors de nos formations et séminaires. Nous rendons nos interventions plus interactives, enrichies en contenu et nous captons plus facilement l’attention des participants grâce à Klaxoon. L’outil nous permet également de tisser un lien entre les différentes séances qui ont eu lieu.

L’outil permet d’afficher et agencer des notes virtuelles de couleurs, dans l’optique de partager des idées, gérer des projets… Les participants peuvent également brainstormer et interagir avec le tableau blanc depuis leurs propres terminaux.

L’objectif de Klaxoon est de  « favoriser l’intelligence collective, mais aussi de limiter au maximum le temps entre l’émergence d’une idée, son expression, puis sa formalisation sous forme de plan d’actions » d’après Matthieu Beucher, CEO de Klaxoon

L’application permet de gérer le cycle de vie des réunions, y compris l’orchestration ensuite des décisions prises. Ce qui contribue in fine à faire de cet outil une plateforme collaborative voire un réseau social interne; ayant la capacité de gérer plusieurs centaines voire plusieurs milliers de connexions simultanées autour d’une même réunion.

 

Le mot d’ordre : INNOVEZ !

 

Comme nous l’avons vu précédemment, il n’appartient qu’à vous de rendre vos réunions plus attractives et engageante. Ouvrez votre esprit et adoptez des stratégies innovantes, c’est le meilleur moyen d’engager vos collaborateurs. Il existe une multitude de techniques/méthodes plus ou moins récentes qui visent à améliorer les performances de vos réunions.

Par exemple : le « co-walking » est une approche différente des réunions. Cette approche, démocratisée par Steve Jobs, s’inspire de Freud ou Aristote qui vantaient l’impact positif de la marche sur la pensée. C’est une alternative aux réunions qui favorise le bien être et la communication. Les employés de Linkedin ou encore Mark Zuckerberg pratiquent le co-walking pour optimiser leurs réunions.

Très prisé par les professionnels en France; les entreprises ont souvent recours à l’organisation d’escape game afin de susciter une meilleur cohésion d’équipe. Certaines entreprises organisent même un escape game avant une réunion importante. Le fait de changer de lieu stimule la créativité et les échanges productifs. Et l’activité en elle-même permet une meilleure solidarité entre les personnes réunies.

Un autre type de réunion, beaucoup plus connue, est la technique du « scrum » ou bien « Standup meetings ». Ces réunions s’organisent debout et ne durent pas plus de 10 minutes. Elles se tiennent tout les jours à la même heure et permettent à l’équipe de partager leurs informations et problèmes rencontrés, afin d’évaluer la bonne avancée du projet.

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